Бухгалтерия и Финансы

Компания Амбрелла Хоспиталити готова взять на себя оптимизацию финансовых служб отелей, сократить затраты, налоговое бремя и повысить эффективность доходных служб.

Учетом на гостиничных предприятиях занимается финансовая служба, которая ведет следующие операции:

• Расчеты по счетам клиентов. Ежедневно (обычно ночью) подводятся балансы по всем клиентским счетам.
• Подсчет ежедневных доходов по каждому доходообразующему подразделению отеля (касса в каждом подразделении ведет свой учет).
• Составление ежедневного отчета генеральному директору, в котором представлены доходы по подразделениям, загрузка номерного фонда и некоторые другие показатели в сравнении с прошлым периодом.
• Расчеты по закупкам. Счета-фактуры, завизированные в соответствующем подразделении отеля, поступают в бухгалтерию. Оплата поставщикам обычно производится в конце месяца.
• Начисления и выплата заработной платы.
• Ведение финансового и управленческого учета.

Мы разделяем учет на управленческий и финансовый. Несмотря на отсутствие четкой границы между этими двумя видами учета, существуют некоторые критерии, в соответствии с которыми информация может быть отнесена к управленческой или финансовой.

Финансовый учет связан с информацией о результатах деятельности гостиницы, предназначенной в основном для внешних пользователей:

• собственника – для того чтобы он мог оценить доходность своего предприятия;
• налоговых органов – для контроля над правильностью начисления и уплаты налогов;
• поставщиков финансов – для того, чтобы они могли оценить возможность возвращения отелем взятых кредитов;
• партнеров по бизнесу – как доказательство своей благонадежности;
• любых заинтересованных лиц.

Управленческий учет связан с процессом формирования финансовых результатов деятельности: учетом доходов и затрат отеля. Эта информация предназначена для внутренних нужд, доступна только менеджерам отеля и служит основой для принятия управленческих решений.

Отдел закупок гостиниц

Функция отдела — закупки нужных товаров требуемого качества по разумной цене в нужное время. При этом должен выдерживаться оптимальный размер запасов в гостинице, поскольку хранение стоит денег, к тому же многие закупленные товары при длительном хранении могут испортиться.

Приобретаемые для нужд гостиницы товары делятся на следующие основные группы:

• продукты (свежие, мороженные, консервированные, сушеные);
• напитки;
• оборудование и мебель (по мере износа и выхода из строя), посуда, белье;
• расходные материалы (в основном используемые при уборке номеров и общественных помещений).

При выборе поставщиков менеджеры отдела закупок должны учитывать следующие факторы:

• репутация поставщика;
• цены товара и его качество;
• объем партии (для небольших отелей даже минимальный объем партии может оказаться чрезмерным);
• условия оплаты (желательно без предоплаты, а еще лучше — в кредит);
• сервисное обслуживание приобретенного товара (для оборудования);
• стоимость доставки, расстояние до поставщика.

Используют как долгосрочные контракты с поставщиками, так и разовые закупки. Оптовыми партиями гостиница закупает вино, крепкие спиртные напитки, пиво, табачные изделия и мясо. Если отель входит в гостиничную цепь, то часть необходимых ему товаров он получает через систему централизованных закупок этой цепи. Эта система имеет центральные склады, с которых осуществляются поставки. Квалифицированный персонал системы за счет узкой специализации обеспечивает высокое качество товаров, а закупка товаров у поставщиков крупными партиями позволяет снизить цены.

Закупки производятся следующим образом.

• Все службы МГК подают в отдел закупок заявки, формы которых могут быть различны, но все они достаточно детальны: оговариваются размер, вес, страна поставки, количество и дата поставки.
• Менеджер отдела закупок, специализирующийся на заявленном товаре, рассматривает предложения поставщиков (цена, возможные скидки, формы оплаты и т.д.), выбирает лучшего и оформляет заказ.
• При поступлении товара с накладной его проверяют, регистрируют, оформляют возврат негодного товара.
• При поступлении от поставщика счета-фактуры его проверяют, регистрируют и передают на оплату в финансовую службу.